Huishoudelijk Reglement

Laatst aangepast op 2019-01-10 00:00.

Leden

Art. 1
Iedereen kan op eigen verzoek lid worden van de vereniging.

Art. 2
Door lid te worden van Hoogstratens Zwem Team vzw (HoZT) aanvaardt het lid (ouders of wettelijk vertegenwoordigers i.g.v. minderjarigen) het huishoudelijk reglement. Het reglement is steeds te raadplegen op de website www.HoZT.be.

Art. 3
Het lid (ouders of wettelijke vertegenwoordigers i.g.v. minderjarigen) aanvaardt zondermeer het lidmaatschap van elke sportfederatie waarbij HoZT is aangesloten of zich aansluit en aanvaardt bijgevolg de bijbehorende statuten/reglementen van deze federatie(s).

Art. 4
Elk lid (ouders of wettelijk vertegenwoordigers i.g.v. minderjarigen) dient het zwembadreglement van sportoase Stede Akkers (www.sportoase.be) alsmede de reglementen van alle andere accomodaties die in clubverband bezocht worden, na te leven.

Art. 5
Zij die nog geen lid zijn, kunnen 2 maal kosteloos aan een proefles deelnemen om op deze wijze kennis te maken met de vereniging.

Art. 7
De aanmelding als toetredend lid geschiedt door invulling van het inschrijvingsformulier waarop minimaal de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), geslacht, adres, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer. Voor minderjarige leden dient het formulier ingevuld te worden door de ouders/wettelijke vertegenwoordigers met vermelding van de telefoonnummers en e-mailadressen van de ouders/vertegenwoordigers.
Het bestuur kan vorderen, dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.
Het opgegeven e-mailadres wordt door de vereniging als officieel e-mailadres gebruikt dat wil zeggen zowel voor mededelingen, uitnodigingen, facturatie als andere doeleinden.
De verstrekte gegevens worden uitsluitend ten doel van verenigingsactiviteiten gebruikt.

Art. 7
Het lidgeld voor toetredende leden worden door het bestuur vastgesteld. Na de inschrijving ontvangt het toetredende lid een bevestiging met een uitnodiging tot betaling.

Art. 8
Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating door de secretaris namens het bestuur. De secretaris kan niet eigenmachtig iemand het lidmaatschap weigeren; dan beslist het bestuur over het al dan niet toelaten.

Art. 9
Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging worden toegelaten, worden aangemeld bij de Vlaamse Zwemfederatie (Zwemfed).

Art. 10
Heeft hij/zij binnen een door het bestuur vastgestelde termijn niet aan de verplichtingen voldaan dan vervalt het kandidaat lidmaatschap.

Art. 11
Indien hij/zij van de diensten van de vereniging gebruik heeft gemaakt tijdens zijn kandidaat lidmaatschap, dan dient hij/zij zijn financiële verplichtingen na te komen.

Art. 12
Terugvordering van inschrijfgelden kan nimmer geschieden.

Art. 13
Buiten de verplichtingen geregeld in de statuten, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en plichten:

  • Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van het huishoudelijk reglement en de statuten in te zien.
  • Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden voor hun ingedeelde groep.
  • Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken dan wel te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
  • Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van verandering van hun adres, e-mailadres en/of telefoonnummer.
  • Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van het lidgeld.
  • Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, evenals van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, naast de voorschriften van de Zwemfed.
  • De leden dienen de sponsorverplichtingen die HoZT heeft aangegaan na te leven en te respecteren.

Art. 14
Een lidmaatschap begint op 1 september en eindigt op 31 augustus van elk jaar. Sluit men aan op een latere datum, ook dan geldt het lidmaatschap tot 31 augustus/

Art. 15
Het bestuur beslist wanneer wie kan toetreden, dit om geen te grote groepen te creëren en de veiligheid van de zwemmers te waarborgen.

Art. 16
Elk lid ontvangt bij aansluiting een lidnummer.

Art. 17
Het lidmaatschap eindigt:

  • Wanneer het lid niet tijdig zijn bijdrage (lidgeld) vernieuwt. De “verwijltermijn” wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuur.
  • Wanneer het lid een schriftelijke opzegging doet van zijn lidmaatschap.
  • Wanneer het lid uitgesloten wordt.
  • Wanneer het lid het huishoudelijk reglement niet naleeft.
  • Wanneer meerdere malen werd vastgesteld dat het lid het zwembadreglement niet heeft nageleefd.

Uittredende of uitgesloten leden kunnen nooit aanspraak maken op teruggave van het gehele of gedeeltelijke lidgeld.

Art. 18
Volgende tuchtstraffen zijn voorzien:

  • mondelinge verwittiging
  • schriftelijke verwittiging
  • schorsing van bepaalde duur
  • schorsing van onbepaalde duur (uitsluiting)

Elk lid heeft recht op verdediging en kan zich op eigen kosten laten bijstaan. Minderjarige leden kunnen vertegenwoordigd worden door hun ouders/wettelijke vertegenwoordigers.

Art. 19
Als vereniging voor jonge, oudere, recreatieve en competitieve sporters willen we op een eerlijke en respectvolle manier met elkaar omgaan. Zoals overal, zijn er ook in onze club, normen en waarden waar we ons aan willen houden en ook elkaar op moeten kunnen aanspreken.
De volgende normen gelden voor iedereen:

  • Respecteer de regels van je sport.
  • Respecteer de mede- en tegenstander.
  • Behandel alle deelnemers gelijkwaardig.
  • Gebruik geen (fysiek-, mentaal- en verbaal) geweld.
  • Respecteer officials zoals scheidsrechters, tijdwaarnemers, zwembadmedewerkers en overigen.
  • Samen staan we voor een faire sport.

Bestuur

Art. 20
De Raad van Bestuur (RvB) bestaat minimaal uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.

Art. 21
Onder de RvB valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen:

  • de algemene leiding van zaken
  • de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten;
  • het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;
  • benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging.

Art. 22
De RvB vergadert tenminste zesmaal per jaar. Daarnaast vergadert de RvB zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 3 leden van de RvB dit wensen.

Art. 23
Een oproep voor een vergadering dient minimaal 72 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.

Art. 24
De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.

Art. 25
Taken van de voorzitter:

  • geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;
  • is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder.

Art. 26
Taken van de secretaris:

  • Voert de correspondentie uit naam van en in overleg met de RvB, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren.
  • Heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem van verenigingswege zijn toevertrouwd;
  • Zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;
  • zorgt voor bekendmakkingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen.
  • Aanvaarden van de leden.

Art. 27
Taken van de penningmeester:

  • beheert de gelden van de vereniging;
  • zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door de RvB en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;
  • houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;
  • voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren;
  • brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.

De Algemene Vergadering

Art. 28
Alle effectieve leden hebben stemrecht. De leden kunnen zich op de vergadering laten vertegenwoordigen door een ander effectief lid, mits voorlegging van een ondertekende volmacht. Elk lid mag maximaal 2 andere leden vertegenwoordigen.

Art. 29
Een stemming is schriftelijk en geheim indien:

  • het gaat over personen;
  • indien minimaal 2/5 van de aanwezige stemgerechtige leden hierom verzoeken.

Art. 30
Ongeldige stembiljetten worden als volgt bepaald:

  • Blanco stemmen.
  • Biljetten waarvan de vorm en de afmetingen zijn gewijzigd.
  • Biljetten waarop een teken of tekst, een doorhaling of enig merkteken is aangebracht dat niet voorzien was.

Art. 31
Het normale quorum voor een stemming is de volstrekte meerderheid (= minimal de helft van de geldige stemmen + 1) van de geldige stemmen.
Voor stemming over reglementen is er minimaal een 2/3 meerderheid noodzakelijk.
De AV is bevoegd een genomen beslissing van de RvB te verbreken met minimaal een 2/3 meerderheid der stemmen en een aanwezigheidsquorum van de helft van het aantal stemgerechtigde leden.

Art. 32
Twee vrijwillige leden van de AV vormen samen het telbureel onder toezicht van een bestuurslid. Zij doen onmiddellijk de telling en maken de uitslag dadelijk bekend.

Art. 33
Indien het vereiste quorum niet wordt gehaald is het punt ter stemming niet aanvaard.

Art. 34
Bij verkiezing van bestuursleden zal de kandidaat weerhouden worden die de kiesdrempel overschreden heeft. De kiesdrempel wordt bepaald op volstrekte meerderheid van de geldige stemmen.

Art. 35
Voor de kandidaten die de kiesdrempel overschreden hebben gelden de volgende regels:

  • Indien er niet meer kandidaten dan te begeven plaatsen zijn, krijgen zij een mandaat als lid van de RvB.
  • Indien er meer kandidaten zijn dan te begeven plaatsen worden mandaten toegekend in dalende volgorde van het aantal behaalde stemmen.
  • Indien twee of meer kandidaten hetzelfde aantal stemmen behaalden en dit niet toelaat de laatste mandaten toe te kennen, komt er een herstemming tussen deze kandidaten.

Art. 36
Indien er meer kandidaten zijn dan de te begeven plaatsen, en door 1 of meerdere kandidaten de kiesdrempel niet werd behaald, komt er een tweede ronde tussen deze kandidaten. Indien na de tweede stemronde het mandaat niet is toegekend, wordt de zetel als vacant beschouwd.

Art. 37
Indien er minder kandidaten zijn die de kiesdrempel hebben overschreden dan het aantal te begeven plaatsen dan blijven zij vacant. Bij de eerstvolgende AV wordt dan een verkiezing gehouden voor alle vacante plaatsen.

Art. 38
Twee rekeningnazichters zullen door de AV worden aangeduid tussen zijn leden; zij kunnen geen bestuursleden zijn. Zij zullen vóór de AV van het daarop volgende werkingsjaar, een uitnodiging krijgen om inzage te nemen van alle boekhoudkundige bescheiden op de plaats en datum aangeduid door de RvB.

Art. 39
Een ontevreden lid kan de reden van zijn ontevredenheid schriftelijk aan een bestuurslid bekend maken, die de klacht aan de rest van het bestuur overmaakt. Om een klacht in aanmerking te nemen voor de behandeling moet ze in fatsoenlijke bewoordingen opgemaakt zijn. De RvB zal schriftelijk antwoorden. Een lid kan ook bij aanvang van elke bestuursvergadering zijn klacht persoonlijk verwoorden mits voorafgaandelijke aankondiging aan de RvB of op uitnodiging van de RvB.

Art. 40
In alle gevallen noch voorzien door de statuten noch door huidig reglement beslist de RvB. Alle voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement en/of de gedragscode moeten schriftelijk gedaan en verzonden worden aan de RvB.

Financieel

Art. 41
De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van het lidgeld, dat door de Raad van Bestuur jaarlijks zal worden vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillend lidgeld betalen.

Art. 42
Het lidgeld dient door de vereniging tijdig te worden ontvangen. Wanneer leden in gebreke blijven te betalen, kan de RvB besluiten het lid de deelname aan clubactiviteiten te ontzeggen en het achterstallige bedrag langs (buiten-) gerechtelijke weg in te vorderen. Alle daaraan verbonden kosten komen voor rekening van het lid dat in gebreke is. De deelname aan de clubactiviteiten wordt niet eerder teniet gedaan dan na betaling van het verschuldigde.

Art. 43
De RvB dient voor 1 april van enig jaar een begroting vast te stellen voor het daarop volgende jaar. Hij geeft een overzicht van de door de vereniging vast te stellen activiteiten met vermelding van baten en lasten.

Art. 44
DeRvB is bevoegd aan de vrijwilligers de door hen, tijdens het functioneren voor de vereniging gemaakte noodzakelijke kosten te vergoeden als wordt voldaan aan de navolgende voorwaarden:

  • Vooraf toestemming heeft verleend voor het maken van die kosten.
  • Na verkregen toestemming kunnen declaraties uitsluitend worden uitbetaald indien ze vergezeld gaan van deugdelijke bonnen, rekeningen, kwitanties etc.
  • Het risico op het kwijtraken van stukken die dienen ter onderbouwing van de gemaakte kosten, ligt bij de declarant.
  • Bedragen zonder nota’s worden niet vergoed. Gerekend vanaf de dag dat de kosten gemaakt zijn, dienen declaraties binnen 3 maanden te zijn ingediend bij de RvB.
  • Vergoeding vindt plaats binnen de wettelijke mogelijkheden.

Art. 45
Voor het vergoeden van de kosten van het volgen van cursussen en opleidingen is toestemming vereist van de RvB. Afhankelijk van de hoogte van de studiekosten kan een regeling worden overeengekomen met de cursist.

Slotbepalingen

Art. 46
Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.

Art. 47
Wijziging van het huishoudelijk reglement vindt plaats door De Algemene Vergadering met minimaal tweederde meerderheid van het aantal aanwezige stemgerechtigde leden.